タスク管理ツールはTodoistで決まり！主要アプリやNozbeを比較して結論づけた理由とは

こんにちは、井村尚弥です。

タスク管理。あなたはできていますか？
私も今までできていませんでした。

しかし、ここ数ヶ月本業と副業を両立する上でタスク管理をするようになりました。なぜタスク管理をしているのかというと、一言で言うなれば、本質を失わないためです。

人はどうしても弱いですから、本業の仕事をしていれば、それなりに生活できてしまいます。すると、気が緩み無意味なYouTubeや動画サイトを見続けてしまい、多くの無駄な時間を消費することになります。

お金は稼げば減っても戻せますが、時間は一度失ったら戻ってきません。しかも、私たち人間には寿命がありますから、使える時間は刻一刻と減っているんですね。

これって冷静に考えるとやばいことです。すでに望むような人生を過ごせているのであれば、自由に好きなことだけやっていればいいですが、ほとんどの人にとっては、理想の生活に至っていないのが現状だと思います。私も同じです。

そこで、私を反面教師として、どうやったら行動できるようになれるのか、ということをお示ししたいと思います。

なぜタスク管理が重要なのか

まず最初にWhy、なぜタスク管理が重要なのかを考えておきましょう。あなたも一緒に考えてみてください。

では、タスク管理をしない場合はどうなるか。それは一目瞭然ですが、毎日目の前に出てくる誘惑に惑わされ続けて、負け続けて怠惰な日々を貪るということになりかねません。つまり、あなたの望む人生というのは近づいてこないです。

例えば、現在の会社員収入だけでは足りないし、将来も不安だから今から副業でネットマーケティングについて学び、実践するぞ！という目標を決めたとします。そして最初に本屋でマーケティングの本を購入して読もうとします。購入した時は少し興奮しているので本を読み進めますが、そのうち意味のわからないこと、難しい内容が出てくるようになり、読むのが苦痛になり、それ以上継続できなくなります。

すると、もうお本を見るのも嫌になり、カバンの中や本棚にしまいっぱなしにして、スマホでゲームをしたり、YouTubeをみたり、アニメやドラマをオンデマンドで見まくったり、コミックを大人買いして一気読みしたりします。

この状態になるとなかなか元に戻ることが難しくなります。というか、これが最も挫折するパターンとして多いのではと思います。実際に私も何度もやっちゃいましたから、、、

タスク管理の効果、効能とは

しかし、そんな時にタスク管理をしていると、「あ、これやらなきゃな」と気づかせてくれます。そこでも今の無駄な時間と将来のための作業とで優先順位の戦いがあるわけですが、少なくとも自我を保つことができます。つまり、私はなんのために本を買ったのか、どうなりたかったのかを気づかせてくれるわけです。

人間は本当に弱い生き物です。中にはものすごい行動力と意思力ですごい成果を出す人もいますが、全人口に比べれば本当に少ないですよね。進撃の巨人で言えば、奇行種みたいなモノです。奇行種は突拍子もない動きをして調査兵団を何度も苦しめてきました。要するに他の多数の巨人に比べて強いんです。中には９つの巨人のではないという議論もありますが、９つの巨人は巨人界のトップオブトップな訳で、そこになろうとすること自体、神になりたい！と思うのと一緒です。

話を戻しますが、人間の堕落する部分を矯正してくれるのが、タスク管理です。タスク管理にはいろんな方法がありますが、私の場合はクラウド型ツールを使って、パソコン、スマホで今日何をすべきかを毎日チェックして消しこむ作業をしています。それを繰り返しているだけで前に進んでいる気分になりますし、実際に前進することができます。

実際にタスクを登録して、期限設定をしておけば、その時間になればスマホやパソコンで「ピコーン」と通知してくれますし、メールも送ってくれます。常に私の横道に逸れそうになる意識を元の位置に戻してくれるわけです。

一般的なタスク管理の方法と問題点とは

ですが、私もこれまで何度もタスク管理をしてきましたが、その度に失敗を繰り返してきました。新卒2年目くらいから手帳でタスク管理をしたのが最初です。

その後にフランクリンプランナーの高額な手帳でタスク管理をしたこともありました。フランクリンプランナーは超使えるツールとして、一流サラリーマンの方はよく使っているのを目にします。しかし、私は一流サラリーマンではなかったのか、使いこなすことができませんでした。

その後にも、大谷翔平選手の目標管理法のベースとなったと言われる原田式成功メソッドも使ってみましたし、海外の有名起業家が使っているタスク管理ツールも使ってみましたが、ダメでした。ここまで来ると脳内で「俺ってダメ人間なんじゃないか」という負の思考が出てきます。

このように何度も何十回もタスク管理に挑んでは敗れてきた私が考える、タスク管理を失敗する理由はこれです。それは、、、

紙媒体でのタスク管理は継続してみなくなるから失敗しやすい

ということです。

思い出してみればわかりますが、手帳にしても、なんちゃらツールにしても、基本的には紙媒体ですから、毎日取り出してみる必要があるわけです。ここに失敗のポイントがありました。それは、「見なくなる」ということ。

人間は手帳購入直後とか、目標を立てた直後とかはテンションが高いので毎日手帳を見ます。しかし、1週間か2週間を過ぎたあたりでテンションが下がってきます。ここには個体差がありますから、もっと早い人もいます。ただ、テンションが下がると手帳を見なくなります。正確に言えば、「見たくなくなる」のかもしれません。

つまり、

タスクが全くこなせていないので、見れば未完了タスクが山積みとなってるんで、どうすることもできない状態なので見たくない！

ということです。

こんな経験したことありませんか？私はしょっちゅうです。

クラウドアプリを使ってタスク管理を加速させる

誤解を恐れず言うならば、紙の手帳でのタスク管理というのは今の時代で言えば、もう遅れたツールということになります。

今の時代は、SaaSと言われるクラウド上で構築されたシステムを使って、パソコンやスマホで全て情報を同期させてタスクを管理させることができます。

例えば、普段はパソコンでの仕事が中心になると思うんですが、それは全然OKで、パソコン上でブラウザーまたは専用アプリを使ってタスクやプロジェクトを登録していきます。そしたら、次は仕事が終わるたびに、または変更がかかるたびにスマホでタスクの完了をポチポチしたり、リスケとなるタスクについては、延期したりすることができます。もちろん、スマホで変更した情報は即座にパソコンのアプリやブラウザでも同期されますから、ストレスなく仕事を進めることができます。

また後で述べますが、クラウドで使うツールというのは、他のツールとの連携が優れているのも注目するポイントです。例えば、タスク管理ツールなんだけど、時間計測の機能を追加することができたり、ベタですがGoogleカレンダーに連携できたり、あとはパートナーなどの連携すればチャットとして使う事も可能です。このように一風変わった機能を後から継ぎ足すことができますから、自由自在にツールを使うことができます。

クラウド型タスク管理アプリに求められる機能とは何か？

ではクラウドに連携しているタスク管理ツールならなんでもいいか？というとそうでもありません。私が考える5つのポイントは以下の通りです。

シンプルで使いやすい

機能は凄そうでも使ってみたら複雑で良くわからん、、、そんな思いをしたことありませんか？アレコレと詰め込んだ挙句、画面の文字が小さくなったり、操作しにくくなったり、、、そうなってくると自然とツールから疎遠になってしまって使わなくなってしまう、というのがオチです。

であれば、パッと見で今日のタスクがわかり、優先順位も、作業するべき時間も確認できれば十分なんですよね。

マルチデバイス（PC/Mac/iPhone/Android）

クラウドというからにはデータはインターネット上にあるわけで当然各種デバイスで利用できなくてはなりません。パソコンもWindowsだけでなくMacもですし、モバイルもiPhoneだけでなくAndroid用のアプリも利用できなくてはなりません。そのうちChromeパソコン用のアプリも必要になってくるかもしれませんね。

コストがリーズナブル

個人的な意見として月1000円を超えるようなタスク管理ツールは個人では使うべきではありません。ビジネスをやっていてマルチタスクで複数人とタスクを共有するなどの要件がなければタスク管理ツール自体にそれほどコストをかける必要はありません。月500円かそれ以下が使うにはプレッシャーもかからずちょうど良いです。

プロジェクトの階層化が容易

単にタスクだけを追加できるツールは非常に使いにくいので”プロジェクト”機能は必須です。しかし、プロジェクト内でも階層化できることが必要だと考えています。例えば、「ネットビジネスで稼ぐ」というプロジェクトを作っても、その中には

という工程に分かれます。

さらに「SEOでアクセスを集める」というタスクも実際には

という工程に分かれます。さらに、「記事を作成する」という工程も

という感じに細かくなったりします。

このように一つのプロジェクトやタスクであっても実際にやってみると次々と新しいタスクやプロジェクトが発生することが当たり前にあります。そんな時にプロジェクトの中身を柔軟に階層化できるようにすることは非常に重要だと考えます。

他アプリとの柔軟な連携と拡張性

日本人的発想だと一つの商品に全部の機能が入っている商品が良い商品ということになります。しかし、海外の場合、iPhoneが良い例ですが、「あるものを組み合わせて良いサービスを提供する」という発想で次々に良いサービスを提供しています。なので海外製アプリの特徴として様々なアプリと連携できるようになっているものが多いです。

この柔軟性を私たちも利用して一つのタスク管理アプリでありながら、時間計測やポモドーロ機能などタスクを完了させるために利用できるツールは利用していきましょう。逆にこのような柔軟性がないアプリは今後廃れていくのではと考えています。

タスク管理アプリの比較

ここまで読んでいただいてクラウド型のタスク管理ツールを使ってみたい！と思われたのであれば、これからお話しすることはさらに役に立ちますよ。

では早速ですがタスク管理ツールで代表的なものについてみてみたいと思います。

Google TODOリスト

まず最初にGoogle ToDoリストです。これはGmailなどのGoogleツールを使っている人であれば誰でも使うことができます。パソコンでもスマホのアプリでも対応していますから連携性も問題ありません。

しかし、問題点があるとすれば、単にタスクを管理するためのツールなのでプロジェクト単位のタスク管理ができない点です。これがどんなプロジェクトのタスクかぱっと見では判別することができないんですね。単に一つのプロジェクトのみを管理していれば問題ありませんが、例えば、セールスといっても、Aという商品とBという商品で仕事自体は変わったものになりますよね。その辺の管理ができないですし、さらに先進的な機能というのは全くないので、本当にシンプルなタスク管理ツールに終始しているのが若干残念な点ですね。

Evernote

Evernoteもオンラインツールとして非常に人気で私も使っています。このEvernoteの中にタスク管理の機能があります。

しかし、どちらかというと、”一応ある”という感じです。チェックリストにできてその一つ一つのタスクをノートとして使えるので色々書き込めるというのが特徴です。

しかし、タスク管理にそこまで書き込む必要があるのか、という疑問もありますし、タスク管理自体の機能は先ほどのGoogle TODOリストと同様にただチェックリスト化するものですから、それほど使いやすいものではありません。

なので、相当のEvernoteファンでない限り、Evernoteをタスク管理ツールとして使うのはお勧めしません。

Windows To-Do

Windows To-Doとは、Microsoft社が提供するタスク管理ツールです。先のGoogle TODO、Evernoteと違い、タスク管理ツールとしては、必要十分な機能を備えています。十分な機能とは、プロジェクト単位の管理機能、マルチデバイス管理機能、複数の人とのタスクシェア機能などです。無料で使う、という点においてはおすすめのツールです。しかし、ちょっと残念な部分もあります。それは、、、

• タスクにコメントが追加できない
• 他のハック系ツールとの連携ができない

ですね。

タスク自体にコメントを書き込むことなんてあるの？と思われるかもしれませんが、長期プロジェクトになればなるほど、一つ一つのタスクの意義や考え方、アイデアをメモすることでタスクが前に進みやすくなります。

あとは、他のツールとの連携です。私はGmailで届いたメールをそのままタスク管理ツールに投げ込むことで仕事管理をするのですが、Windows To-Doにはこの機能がありません。

また、仕事の時間を計測するtogglというツールとの連携していないので、その仕事にどれくらいの時間を使ったかも確認することができないという点では若干物足りない感じがありますね。

Nozbe（ノズビー）

Nozbeは海外性の生産性向上ツールで非常に優秀です。私も以前は使っていた時期がありました。Nozbeでできることは非常に多いですし、優秀なツールです。

など。繰り返しになりますが、私もこのツールは使っていました。サラリーマン時代と副業時代に。でも使わなくなりましたね。

何よりちょっとコストが高いという点があります。月額880円とそこそこお金を払わないと多くのプロジェクトを管理できないし、無料だけだとどうしても機能制限がかかりますからね。

で、当時のことを思い出すと、毎月880円払っている割に使いこなせていないな、、、という後ろめたい気持ちもありました。

特に昨日の中の一つである、「タスクの時間設定」機能が便利なようで私の場合は足を引っ張る形になりました。なぜかというと、例えば作業時間を1時間と決めたとしても、ほとんどの場合、1時間で終わらないことが多くて、すると「時間管理ができない自分」を責めるようになったわけです。

もちろん、それでも時間管理できる方も多くいるので、Nozbeがダメというわけではありません。人それぞれ合う合わないがあるということです。私の場合は、Nozbeの機能が合わなかっただけかと思います。

それで、月のコストも高いし、やり切れてない感も感じるし、使い続ける必要も感じなくなったので、バチっと解約しちゃったという感じです。あまりかっこよくないですけどね。

ToDoistの概要（Nozbeと比べて思ったことも）

で、Nozbeを解約してからずーっとタスク管理ツールは使っていませんでした。長い間、何年も。でも最近仕事量が増えてきて、タスクの抜け漏れも気になりだしたので改めてタスク管理ツールを使い始めました。それがTodoistです。

TodoistはNozbeと同じような優秀なツールで、当時も名前は知っていましたが、例の「タスク完了時間入力機能」を使いこなそうと（結局できませんでしたが）、Nozbeを使っていました。一度もToDoistは使ったことはありません。

でも、ある海外のサイトを見ていたら、Todoistを紹介していたので一度使ってみようと数年ぶりにクラウド型のタスク管理ツールをTodoistでスタートしたというわけです。

Todoistは、先ほどのNozbeと同様に

• プロジェクト単位のタスク管理
• Googleカレンダーへの連携
• 多くのツールとの連携
• マルチデバイス対応

という機能がありますが、Nozbeと比べて良い点は以下の２つです。

まずはコストです。月額で448円とNozbeの約半分で済みます。これって結構でかいかなと個人的には思っています。金額の感覚値は人それぞれなので一概に同じことは言えませんが、月1000円と500円では単純計算で倍ですから大きな違いです。

しかも、仕事をうまく行かせるために！という意気込みを持ってツールを使い始めたものの、うまくいかない、、、という時にも小さく始めることができれば心理的な余裕が生まれてタスクは進みやすくなります。

逆にこの差を知った上で高い方のツールを使うと心理的プレッシャーが見えないところで生まれることになり、できない自分を責めたり、できた部分を認めることができなかったりという負の面が出てくるものと思われます。（私はこの辺で苦しみました）

なので、Todoistの月額500円、年間にしても4000円しないという価格感が非常に良いですね。

あと、プロジェクトの階層化ができることです。仮に「セールスを行う」というプロジェクトを作ったとしても、それが「自動化」のためのセールスなのか、「今月の売り上げを確保」するためのセールスなのかで意味合いが違います。それに、そんな意味合いの違うセールスが複数並んでしまうと、どのセールスが優先順位が高いのかも分かりにくくなります。

私が前回失敗したと思うのは、プロジェクトをたくさん作るんですけど、何をやればいいのか分からなくなる、ということでした。先ほどのようにこの作業は何のためにやっているのか、自動化システムを作るためなのか、単に売上が欲しいだけなのか、さらに言えば、どちらが優先順位高いのか、、、色々考えることがあります。そこがわからなくなると手が止まる、ということです。

また、プロジェクトにたくさんタスクを入れ込んだとしても、その中で仕事の種類が違うことありますよね。例えば、セールスプロジェクトにおいて、集客とセールス、商品制作の工程はそれぞれ違います。Nozbeの場合だと、記事書きもセールスメール作成も、教材用動画作成も全部一緒に入ってくるんです。これも混乱の元になります。

階層化はそんな混乱を防ぎ、頭の中を整理する強力な機能になると実際にToDoistを使って感じました。

あと、繰り返しになりますが、Nozbeにあった「タスク完了時間設定」がToDoistにはないので、このタスクをこの時間内に終わらせないとダメだ！というプレッシャーは無くなりました。本当に私は仕事が下手なんで、時間設定しても全然終わらないことが多く、この機能は自己認識を大きく下げる原因になってました。今は、別な形で時間管理をしているのでストレスなく作業をこなせるようになりました。

なぜToDoist推しなのか

結論として、私はTodoistを激推しします。その理由は先ほど述べた通りです。

というのが機能面で感じたメリットですが、その他にもあります。それは、公式ページの情報量の多さとテンプレートの提供です。

あと、Todoistにはポイントシステムがあり、密かにポイントを貯めることが楽しくなってきています。これも一つ楽しく継続するコツかもしれません。実際にはポイントを貯めても何ももらえないんですが、徐々にランクも上がっていきますから、自己認識は確実に上げることはできます。年末にはランキングが発表されるようなので、日本や世界で何位になれるのか今から楽しみです。

また、ToDoistには公式ブログがあります。これは英語ですが、ChromeのGoogle翻訳ツールを使えば日本語で読むことが可能で、ここでさまざまなノウハウが公開されています。

例えば、「完璧な毎日のスケジュールを作成する方法」では、

などとても有益な情報が記載されています。ベースは生産性大国アメリカの生の情報ですから、必ず何かヒントがあります。あなたが関心のあるテクニックを探してみてください。

ToDoistのプランについて

Todoistは無料でももちろん使うことができますが、２つの有料プランもあります。ちなみに私は真ん中のプレミアムプランを使っています。それぞれの違いについて解説していきますね。

無料プランでできること

まずは無料プランについてです。無料プランでできるのは以下の２つです。

という感じで、これだけでも結構使えるようになります。Nozbeだと無料プランでは5件のプロジェクトしか作成できないのに比べるとかなり無料版の優位性はToDoistの方が高いです。

基本的なタスク管理機能とは具体的には、

になります。

繰り返しの予定日設定

繰り返しの予定日設定とは、毎日、毎週、毎月やることを「毎週月曜日」などと日本語で書くだけで繰り返し設定できます。その他にも「毎日平日11時」などと書くと、細かい日時設定まで可能になります。結構直感的に使えます。

タスクの優先度設定

タスクの優先度設定は、優先順位1〜4の4段階の優先度設定ができる機能です。タスクを追加するときに「🏳（旗マーク）」を押して設定もできますし、「p1」「p2」「p3」「p4」と「p+数字」と入力するだけでも優先順位を設定できます。タスクが多くなってきたときに、優先順位を決めていないと大事な仕事を疎かにしてしまう可能性があるので、ぜひ優先度設定も使いこなしてください。

連携機能

Todoistの素晴らしい点は様々なツールと連携しているところです。間違いなく使う機能としては、Googleカレンダー、Gmail、Chromeは鉄板です。多くの人がGoogleツールを使っているでしょうから、この３つは必ず連携させてください。

特にGmailは放置してしまうEmailをインボックスへぶち込んでおけば、日々のタスク管理の中で処理することができます。 できるだけメールのインボックスは空にしてToDoistで管理していきましょう。

その他にも作業の時間計測ができるToggl Trackや、ポモドーロテクニックを使えるPomoDoneなども連携すれば、あなたの日々の仕事はさくさく片付くようになるでしょう。

あと、隠れた連携機能として、Google Alexaがあります。「アレクサ、「コーヒー買う」を完了にして」と言えば、タスクが完了するようです。まだ使ったことがありませんが、ちょっと楽しみな機能です。

無料プランでも全然使える

結論として、無料プランでも全然使えます。

まずは試してみたいという方もぜひ使ってみてください。

ただ、有料版でしかないオススメ機能がいくつかあります。それは、リマインダー、コメントの追加、プロジェクトのテンプレート、アクティビティログ、ですね。詳しくはこの後のプレミアムプランで詳しく解説していきますね。

プレミアムプランでできること

プレミアムプランでできることは、無料プランの機能に加えて以下の項目が追加されます。

かなり多くの機能が追加されます。リマインダーはパソコン、スマホ、タブレットにアプリがインストールされていれば通知されるモノです。これはGoogleカレンダーと連携していれば代用可能な機能です。

コメント機能

しかし、コメントは地味にありがたい機能です。プロジェクトが長期間にわたる場合、タスクも親タスク、子タスク、孫タスクのように階層化するのですが、主要なタスクには常にその時々でコメントを入れておけば、その時考えていた思考が記録されます。人は忘れやすい生き物ですから、良いアイディアも忘れてしまいがちです。このコメント機能で思いついたらメモする癖をつけると良いですね。

生産性の可視化

生産性の可視化というのは、1日、1週間、1ヶ月でどれくらいタスクを完了させたかをグラフで見ることができる機能です。前に少しお話ししたポイント制度もここになります。ToDoistでは「カルマ」というポイント制度があり、タスクを完了させるたびにポイントが溜まっていきます。ポイントがある数値になると、中級者や達人などランクが上がっていくというそそる制度があります。地味にこういう工夫も有難いですね。

自動バックアップ

あと、地味に「自動バックアップ」は有難いかもしれません。もし、これまで記録してきたタスクが全部消えたら正直なところ萎えますね。がっかりしてやる気がなくなります。システムですから何があるかわかりません。その点で非常に有難いです。

プロジェクトテンプレート

あとプロジェクトテンプレートはこれから活用してみようかと思っているモノです。会社レベルで使えるものから、個人レベルで使えるものまで様々なテンプレートがありますから、自分に必要と思える課題の解決につながりそうなテンプレートをチョイスしてみてください。

例えばお金の管理レベルを上げたければ、Organize your financesを選んでみてください。ノウハウに基づいたタスクに最初から設定されていますので一つ一つこなすことであなたの会計レベルは爆上げする、、、かもです。

プレミアムプランなら神レベルで使えます

ぶっちゃけプレミアムプランはToDoistが神アプリ化します。不足分は一切ありません。昔Nozbeを使っていたときは、どんなに自分がタスク管理できないんだと落ち込む時がありましたが、今ではそんなことは１ミリもありません。ほぼ毎日タスクを消化してこの1ヶ月多くの仕事を前進させることができました。

まずは年間契約してもたったの4000円ですから、すぐにプレミアムプランでスタートしてみてください。軽く元取れますから。